Do najczęstszych błędów podczas wprowadzania danych z dokumentów uprawniających do świadczeń należą:
- nieprawidłowo przepisane dane nazwiska i imienia uprawnionego np. w przypadku imienia „Anna-Maria” w sprawozdawczości informatycznej wprowadza się w oddzielnych polach „Anna” – jako pierwsze imię, „Maria”- jako drugie imię, podczas gdy zgodnie z zasadami wprowadzania danych z dokumentów uprawniających do świadczeń powinno być łącznie „Anna-Maria” w jednym polu. W przypadku nazwiska błędy pojawiają się głównie przy nazwiskach wieloczłonowych. W takich sytuacjach należy pamiętać, aby wprowadzać dane identycznie tak jak widnieją na dokumencie – jeżeli EKUZ została wydana na nazwisko „Mgr Kowalski” tak też należy wprowadzić dane wpisując w polu nazwisko „Mgr Kowalski”;
- zamiana nazwiska i imienia – ponieważ dochodzi do przypadków, w których EKUZ wydana jest na nazwisko „Jan” oraz imię „Nowak” mimo, że doszło do zamiany danych w polach nazwisko i imię to w sprawozdawczości informatycznej dane dokumentu uprawniającego do świadczeń muszą się bezwzględnie zgadzać z tymi jakie widnieją na karcie – zatem w polu imię należy również wprowadzić ”Nowak”, natomiast w polu nazwisko „Jan”;
- traktowanie nr dokumentu jako nr identyfikacyjnego uprawnionego i odwrotnie – przypominamy, że w przypadku numeru dokumentu uprawniającego takiego jak:
- Karta EKUZ – numer EKUZ znajduje się w jej lewym dolnym rogu w poz. 8 (zawiera z reguły 20 znaków, ale są kraje nadające numery o długości 10 lub 21 znaków. Najczęściej numer jest ciągiem znaków, choć np. Wielka Brytania przedziela go spacjami. Prosimy o podanie nr EKUZ bez spacji, kropek czy innych znaków interpunkcyjnych),
- Poświadczenie – numer poświadczenia znajduje się w jego górnej części i z reguły ma format xx/yyy/zz/wwwww, gdzie: xx oznacza numer oddziału NFZ, który wydał poświadczenie (dla podkarpackiego będzie to 09), yyy to rodzaj formularza (106, 109, 120, 121, 123/DA1), na podstawie którego wydano poświadczenie, zz oznacza rok, w którym dokonano rejestracji dokumentu, a wwwww jest numerem kolejnym w systemie OW NFZ. Przy starszych formularzach (rejestrowanych w 2004) numer nie jest przedzielony znakiem „/”.
- Certyfikat – może, ale nie musi posiadać swojego numeru. Numer Certyfikatu to inaczej numer karty EKUZ, na podstawie której Certyfikat został wydany - można go odczytać z pkt. 8 Certyfikatu. Jeżeli posiadany przez Państwa dokument ma w pkt 8 podany numer, wówczas należy go bezwzględnie wpisać w raporcie statystycznym. Jeżeli nie posiada numeru, nie należy nic wpisywać.
- Druk E-100 – nie posiada numeru dokumentu i nie jest wymagane jego sprawozdawanie.
W przypadku nr identyfikacyjnego zarówno na EKUZ jak i na Certyfikacie nr ten odczytamy z poz. 6, w dokumencie S2 z poz.1.1, w formularzu E112 z poz. 1.6, a w poświadczeniu z pola „Numer identyfikacyjny zamieszczony na zaświadczeniu”;
Ponadto przypominamy, że:
- poprawa takich danych jak: nazwisko, imię, data urodzenia czy nr identyfikacyjny uprawnionego jest możliwa przez edycję danych i podniesienie wersji świadczenia;
- poprawa takich danych jak: typ, numer, okres ważności dokumentu uprawniającego, data jego wystawienia oraz kraj wymaga korekty raportu statystycznego i dokumentacji finansowej. Dopiero ponowne wystawienie faktury z prawidłowo wprowadzonymi danymi w sprawozdawczości informatycznej umożliwia rozliczenie świadczeń.
Zwracamy również uwagę na obowiązek każdorazowego dołączania kopii dokumentu uprawniającego do świadczeń do faktury / e-faktury, nawet w przypadku rozliczenia kolejnych świadczeń zdrowotnych udzielonych na rzecz tego samego uprawnionego.
