logo obrazek logo 100-lecie Niepodległości Narodowy Fundusz Zdrowia

  • A
  • A+
  • A++

Świadczeniodawcy

Drukuj

Komunikat dot. weryfikacji dokumentów uprawniających do świadczeń zdrowotnych na podstawie przepisów o koordynacji - UE/EFTA

Przypominamy, że rozliczenie świadczeń zdrowotnych udzielonych na rzecz uprawnionych z krajów UE/EFTA odbywa się na podstawie n/w dokumentacji:

  • dowodu księgowego tj. faktury lub e-faktury (faktury elektronicznej);
  • raportu statystycznego w systemie informatycznym;
  • kopii dokumentu uprawniającego do świadczeń - zgodnie z § 23 pkt. 5 Ogólnych warunków umów o Udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej, do każdego rachunku/faktury za uprawnionego do świadczeń zdrowotnych na podstawie przepisów o koordynacji, należy obowiązkowo dołączyć kserokopię dokumentu uprawniającego, bez względu na to czy jest to EKUZ, Certyfikat Zastępujący EKUZ, dokument S2 czy Formularz E112. Wyjątek stanowi pozytywne zweryfikowanie uprawnionego przez system e-WUŚ, który posługuje się poświadczeniem do formularza typu E-100 bądź dokumentu S1. W takim przypadku Świadczeniodawca nie ma obowiązku dołączania kopii dokumentu uprawniającego do świadczeń, gdyż znajduje się on w zasobach MOW NFZ w Krakowie (art. 53 ust. 1a ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych).

W przypadku e-faktury, świadczeniodawca ma możliwość dołączenia kopii dokumentów uprawniających do świadczeń w postaci załączników elektronicznych.

Poniżej prezentujemy Instrukcję dotyczącą poprawnego wprowadzania danych do raportów statystycznych

  1. Typ dokumentu uprawniającego:
  • Karta EKUZ - Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ, EHIC);
  • Certyfikat - Certyfikat Tymczasowo Zastępujący Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego;
  • Poświadczenie – dotyczy dokumentów E106, E109, E121, E120, E123/DA1 oraz S1;
  • Druk E – rodzaj formularza E112 lub S2.
  1. Dane z dokumentu

Przypominamy, że dane sprawozdawane muszą się zgadzać z danymi zawartymi w dokumencie okazanym przez pacjenta. Format przekazywania danych w raporcie statystycznym i wymagany zakres wynika z Zarządzenia Nr 16/2015/DI Prezesa Narodowego Funduszu Zdrowia z dnia 31 marca 2015 r. zmieniające zarządzenie w sprawie określenia szczegółowych komunikatów sprawozdawczych XML dotyczących świadczeń ambulatoryjnych i szpitalnych.

  • Kraj – kraj UE/EFTA, który wydał dokument uprawniający (nie może to być Polska).
  • Karta EKUZ – symbol ISO kraju podany jest w prawym górnym rogu karty, otoczony gwiazdkami,
  • Poświadczenie – nazwa kraju wpisana jest w treści poświadczenia w polu „Nazwa instytucji zagranicznej, na koszt której będą udzielane świadczenia opieki zdrowotnej”,
  • Certyfikat - symbol ISO kraju zaznaczony jest w prawym górnym rogu dokumentu, najczęściej w punkcie 2,
  • Druk E-100 – symbol lub nazwa kraju podana jest przy danych instytucji właściwej (najczęściej na końcu dokumentu, w zależności od wzoru). W dokumencie S2 symbol kraju znajduje się w poz. 3.5, w formularzu E112 w poz. 5 lub w prawym górnym rogu dokumentu,
  • Numer dokumentu uprawniającego
  • Karta EKUZ – numer EKUZ znajduje się w jej lewym dolnym rogu w poz. 8 (zawiera z reguły 20 znaków, ale są kraje nadające numery o długości 10 lub 21 znaków. Najczęściej numer jest ciągiem znaków, choć np. Wielka Brytania przedziela go spacjami. Prosimy o podanie nr EKUZ bez spacji, kropek czy innych znaków interpunkcyjnych),
  • Poświadczenie – numer poświadczenia znajduje się w jego górnej części i z reguły ma format xx/yyy/zz/wwwww, gdzie: xx oznacza numer oddziału NFZ, który wydał poświadczenie (dla Małopolski będzie to 06), yyy to rodzaj formularza (106, 109, 120, 121, 123/DA1), na podstawie którego wydano poświadczenie, zz oznacza rok, w którym dokonano rejestracji dokumentu, a wwwww jest numerem kolejnym w systemie OW NFZ. Przy starszych formularzach (rejestrowanych w 2004) numer nie jest przedzielony znakiem „/”.
  • Certyfikat – może, ale nie musi posiadać swojego numeru. Numer Certyfikatu to inaczej numer karty EKUZ, na podstawie której Certyfikat został wydany - można go odczytać z pkt. 8 Certyfikatu. Jeżeli posiadany przez Państwa dokument ma w pkt 8 podany numer, wówczas należy go bezwzględnie wpisać w raporcie statystycznym. Jeżeli nie posiada numeru, nie należy nic wpisywać.
  • Druk E-100 – nie posiada numeru dokumentu i nie jest wymagane jego sprawozdawanie.
  • Rodzaj formularza

E106, E109, E120, E121, E123/DA1, E112/S2

  • Data wystawienia dokumentu
    • Karta EKUZ – nie posiada daty wystawienia i nie jest wymagane jej sprawozdawanie,
    • Poświadczenie – data znajduje się w lewym dolnym rogu dokumentu,
    • Certyfikat – data znajduje się w dolnej części dokumentu, przy lub nad danymi osoby/instytucji wystawiającej dokument.
    • Druk E-100 – data znajduje się w części końcowej dokumentu, przy lub nad danymi osoby/instytucji wystawiającej dokument. W dokumencie S2 data wystawienia znajduje się w poz. 3.10, z kolei w formularzu E112 będzie to poz. 5.5.
  • Data początku ważności – „ważny od”
  • Karta EKUZ - nie posiada daty początku ważności i nie jest wymagane jej sprawozdawanie,
  • Poświadczenie – data znajduje się w dolnej części dokumentu, w pozycji „Okres przysługiwania świadczeń opieki zdrowotnej na terytorium RP”,
  • Certyfikat - data znajduje się w dolnej części  dokumentu, przy lub nad danymi osoby/instytucji wystawiającej dokument,
  • Druk E-100 – data znajduje się w dolnej części dokumentu, przy lub nad danymi osoby/instytucji wystawiającej dokument (w zależności od wzoru). W dokumencie S2 data początku ważności znajduje się w poz. 2.3.1, z kolei w formularzu E112 jest to poz. 3.
  • Data końca ważności – „ważny do”
    • Karta EKUZ – data ważności znajduje się w prawym dolnym rogu karty w poz. 9,
    • Poświadczenie - data znajduje się w dolnej części  dokumentu, w pozycji „Okres przysługiwania świadczeń opieki zdrowotnej na terytorium RP”. Data końca ważności może być podana lub nie (przy starszych formularzach może być puste pole lub wpis „ważne do czasu skrócenia okresu ważności”). Datę końca ważności należy sprawozdać tylko w przypadku gdy faktycznie widnieje ona na dokumencie,
    • Certyfikat - data znajduje się w dolnej części dokumentu, przy lub nad danymi osoby/instytucji wystawiającej dokument,
    • Druk E-100 - data znajduje się w dolnej części dokumentu, przy lub nad danymi osoby/instytucji wystawiającej dokument (w zależności od wzoru). W dokumencie S2 data końca ważności dokumentu znajduje się w poz. 2.3.2, z kolei w formularzu E112 jest to poz. 3.
  • Instytucja właściwa
    • Karta EKUZ – kod instytucji właściwej znajduje się w poz. 7 dokumentu,
    • Poświadczenie – nazwa instytucji znajduje się w poz. „Nazwa instytucji zagranicznej, na koszt której będą udzielane świadczenia opieki zdrowotnej”,
    • Certyfikat – kod instytucji właściwej znajduje się w poz. 7 dokumentu, zaś nazwa instytucji w prawym dolnym rogu dokumentu (przy podpisie osoby wystawiającej),
    • Druk E-100 - numer lub nazwa instytucji znajdują się na dole dokumentu, przy podpisie osoby wystawiającej. W dokumencie S2 kod instytucji znajduje się w poz. 3.6, z kolei w formularzu E112 będzie to poz. 5.2.
  • Osoba uprawniona
    • Nazwisko – spisane bezpośrednio z dokumentu uprawniającego do świadczeń, przy czym nie ma znaczenia z jakiej litery tj. dużej czy małej zostanie wprowadzone nazwisko, ani czy zostanie wprowadzone z polskimi znakami czy też bez. Znaki narodowe innych państw będą traktowane tak jak odpowiadające im znaki alfabetu łacińskiego. Oznacza to, iż nie ma znaczenia czy nazwisko zostanie wprowadzone np. jako Müller, czy Muller, Żółtko czy Zoltko – oba zostaną potraktowane tak samo jako prawidłowe.
      W przypadku nazwiska wieloczłonowego należy wprowadzić nazwisko dokładnie tak jak jest podane na dokumencie uprawniającym tj. jeżeli mamy nazwisko dwuczłonowe połączone łącznikiem np. Kowalska-Maj, tak też należy wprowadzić dane w polu nazwisko, czyli łącznie, w jednej rubryce, bez używania spacji. Jeżeli mamy do czynienia z nazwiskiem wieloczłonowym np. „CASIELLES REY DE VINAS”, należy także podać całość nazwiska w jednej rubryce, lecz bez używania łącznika, tylko z użyciem spacji – tak jak jest na dokumencie, czyli „CASIELLES REY DE VINAS”.
      Innymi słowy, należy wprowadzać dokładnie takie dane jakie widnieją w dokumencie (dot. głównie EKUZ, Certyfikatów i druków E-100). Ponadto w sytuacji, gdy na dokumencie widnieje nazwisko, które nie jest zgodne z aktualnym stanem faktycznym (np. karta wydana na nazwisko panieńskie, podczas gdy pacjentka zmieniła nazwisko) w celu umożliwienia identyfikacji ubezpieczonego przez jego rodzimą instytucję ubezpieczeniową, należy spisać nazwisko widniejące na karcie. Nie należy wpisywać dwóch nazwisk, jeżeli na karcie widnieje jedno. Zarówno w EKUZ jak i w Certyfikacie nazwisko uprawnionego można odczytać z poz. 3, w dokumencie S2 nazwisko znajduje się w poz. 1.2, natomiast w formularzu E112 w poz. 1.1.
    • Imię – zasady wpisywania polskich i obcych znaków mają zastosowanie podobnie jak w przypadku nazwiska (j.w.). Zwracamy uwagę, iż zgodnie z wymaganym przez Fundusz formatem wymiany danych należy przekazywać osobno pierwsze i drugie imię pacjenta. Proszę zwrócić uwagę, żeby nie wpisywać dwóch imion, oddzielonych spacją, w jedną rubrykę, gdyż program traktuje ciąg znaków jako jedno imię, co spowoduje oznaczenie błędu. Jeżeli na dokumencie występują dwa imiona oddzielone spacją (np. Anna Maria, Chi Mung, Jean Claude) należy sprawozdawać każde imię w oddzielnej rubryce. Jeżeli imię jest połączone łącznikiem (np. Anna-Maria) należy je potraktować jako jedno imię i wpisać całość w jednej rubryce. W przypadku dokumentów wydanych przez holenderskie instytucje często zamiast pełnego imienia podana jest tylko jego pierwsza litera z kropką np. G.. Jeżeli pełne imię jest Państwu znane można je podać. W przeciwnym wypadku należy sprawozdać imię zgodnie z dokumentem, lecz bez dodatkowych znaków interpunkcyjnych (tj. G). Zarówno w EKUZ jak i w Certyfikacie imię uprawnionego można odczytać z poz. 4, w dokumencie S2 imię podane jest w poz.1.3, natomiast w formularzu E112 w poz. 1.2.
    • Osobisty numer identyfikacyjny – numer identyfikacyjny uprawnionego widnieje na dokumencie. W przypadku osób uprawnionych z krajów UE/EFTA nigdy nie należy przekazywać numeru PESEL w miejsce nr identyfikacyjnego osoby uprawnionej. W sytuacji, gdy na dokumencie nie zamieszczono numeru identyfikacyjnego (puste pole) należy wpisać słowo „BRAK”. Zarówno w EKUZ jak i w Certyfikacie nr identyfikacyjny uprawnionego odczytamy z poz. 6, w dokumencie S2 w poz.1.1, w formularzu E112 w poz. 1.6, a w poświadczeniu w polu „Numer identyfikacyjny zamieszczony na zaświadczeniu”,
    • Data urodzenia – zarówno w EKUZ jak i w Certyfikacie datę urodzenia uprawnionego odczytamy z poz. 5, w dokumencie S2 w poz.1.5, a w formularzu E112 w poz. 1.2.
Pliki do pobrania